ChatGPTで業務手順書を作る方法｜作業手順・引き継ぎ資料を効率化する生成AI活用術

ChatGPTで業務手順書は作れる？

ChatGPTは、業務手順書のたたき台作成に向いています。 作業メモ、引き継ぎ内容、業務フロー、注意点を入力すると、読みやすい手順書の形に整理できます。

たとえば、請求処理、問い合わせ対応、データ入力、月次作業、社内申請、ファイル管理など、定型業務の手順書作成に活用できます。

ただし、業務手順書は実務で使う重要な資料です。 ChatGPTが作った内容をそのまま使わず、実際の作業と合っているか、抜け漏れがないかを必ず確認しましょう。

業務手順書作成でChatGPTが向いていること

ChatGPTで業務手順書を作る基本手順

1. 手順書にしたい業務を決める
2. 作業の流れを箇条書きで書き出す
3. 必要な確認事項や注意点を整理する
4. 個人情報や社内機密情報を削除する
5. ChatGPTに手順書の形へ整理してもらう
6. 実際の作業と照らし合わせて確認する
7. チェックリストやFAQを追加する
8. 関係者に確認してもらう

そのまま使える業務手順書作成プロンプト

以下の作業メモをもとに、業務手順書を作成してください。

【業務名】
ここに業務名を書く

【目的】
この業務を行う目的を書く

【対象者】
初めてこの業務を担当する人

【作業メモ】
・ここに作業内容を書く
・ここに作業内容を書く
・ここに作業内容を書く

【出力形式】
1. 業務の目的
2. 作業前に準備するもの
3. 作業手順
4. 確認ポイント
5. よくあるミス
6. 作業後のチェックリスト
7. 困ったときの確認先

【条件】
・初心者にも分かりやすく
・手順を番号付きで整理する
・不明な点は推測しない
・社内情報や個人情報は含めない
・確認が必要な箇所は「要確認」と書く

引き継ぎ用の手順書を作るプロンプト例

以下の引き継ぎメモをもとに、後任者向けの業務手順書を作成してください。

【対象者】
この業務を初めて担当する後任者

【目的】
担当者が変わっても同じ手順で作業できるようにする

【出力形式】
・業務の概要
・毎回行う作業
・月末に行う作業
・注意点
・ミスしやすいポイント
・確認先
・チェックリスト

【条件】
・作業順に整理する
・専門用語には補足を入れる
・不明点は推測しない
・社内システム名や顧客名は伏せる

【引き継ぎメモ】
ここに個人情報や社内機密を削除したメモを貼り付けます

チェックリストを作るプロンプト例

以下の業務手順をもとに、作業チェックリストを作成してください。

【目的】
作業ミスや確認漏れを防ぐ

【出力形式】
・作業前チェック
・作業中チェック
・作業後チェック
・承認前チェック

【条件】
・チェック項目は短く分かりやすく
・実施済みを確認しやすい表現にする
・重要な確認項目を優先する
・不明な点は推測しない

【業務手順】
ここに業務手順を貼り付けます

よくあるミスを整理するプロンプト例

以下の業務について、よくあるミスと防止策を整理してください。

【業務名】
ここに業務名を書く

【作業内容】
ここに作業内容を書く

【出力形式】
・よくあるミス
・発生しやすい原因
・防止策
・確認ポイント

【条件】
・初心者にも分かりやすく
・実務で確認しやすい表現にする
・不明な点は推測しない

手順書には、正しい作業手順だけでなく、ミスしやすいポイントも入れると実務で使いやすくなります。

業務手順書で失敗しやすい例

業務手順書を使う前に確認すること

1. 実際の作業順と合っているか
2. 作業に必要な準備物が書かれているか
3. 確認ポイントが明確か
4. 例外対応や相談先が書かれているか
5. 個人情報や会社情報が含まれていないか
6. 古い手順や使っていないシステム名が残っていないか
7. 実際に担当者が読んで理解できるか

入力してはいけない情報

• 顧客名、取引先名、担当者名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 契約内容、請求情報、見積金額
• 社内システムのログイン情報
• ID、パスワード、APIキー
• 社外秘資料、未公開プロジェクト情報
• 社員情報、人事情報、評価情報

生成AIパスポートでも重要なテーマ

業務手順書作成は、生成AIの実務活用として分かりやすい例です。 一方で、AIの回答確認、情報漏えい、個人情報保護、ハルシネーションへの注意も必要です。

生成AIパスポートでは、生成AIの活用方法だけでなく、リスクやAIリテラシーも学習範囲になります。 業務で安全に生成AIを使うためにも、基礎知識を身につけておきましょう。

よくある質問