ChatGPTでマニュアル作成する方法｜業務手順書をわかりやすく整える生成AI活用術
ChatGPTでマニュアル作成を効率化したい方へ。業務手順書、操作マニュアル、社内ルール説明を作る流れ、プロンプト例、注意点、安全な利用方法を解説します。本記事の内容はGeminiやCopilotでも応用できます。
ChatGPTなどの生成AIを使えば、箇条書きの作業メモから、読みやすいマニュアルのたたき台を作れます。
ただし、社外秘情報・個人情報・システムIDなどは入力せず、完成前に必ず人が確認することが重要です。
ChatGPTでマニュアル作成はできる？
ChatGPTは、業務手順や操作手順を整理し、読みやすいマニュアル形式に整える作業に向いています。
たとえば、担当者だけが知っている作業メモ、引き継ぎ内容、Excel作業の流れ、システム操作手順などを、見出し付きのマニュアルに整理できます。
ただし、ChatGPTが作成するマニュアルはあくまで下書きです。 実際の操作と合っているか、社内ルールに反していないか、誤った手順が含まれていないかは、必ず人が確認しましょう。
本記事ではChatGPTを例に説明していますが、GeminiやCopilotなどの生成AIでも同じ考え方でマニュアル作成に活用できます。
マニュアル作成で生成AIが向いている理由
作業手順を整理できる
バラバラのメモを、手順1、手順2、手順3のように順番に並べ直せます。
初心者向けに説明できる
専門用語が多い説明を、初めて読む人にも分かりやすい文章に直せます。
見出しを付けられる
作業の目的、事前準備、操作手順、注意点、よくあるミスに分けて整理できます。
引き継ぎ資料を作りやすい
担当者の頭の中にある手順を、共有しやすい文書にできます。
ChatGPTでマニュアルを作る基本手順
- マニュアル化したい業務を決める
- 作業手順を箇条書きで書き出す
- 社外秘情報・個人情報・IDなどを削除する
- ChatGPTにマニュアル形式で整理するよう依頼する
- 出力された内容を実際の操作と照合する
- 注意点、例外対応、よくあるミスを追記する
- 関係者に確認してから共有する
実際の顧客情報、社員情報、ログインID、パスワード、社内システムURLなどは、そのまま入力しないようにしましょう。
そのまま使えるマニュアル作成プロンプト
マニュアルを作成するときは、作業内容、対象者、出力形式、注意点を指定すると使いやすくなります。
以下の作業メモをもとに、社内向けの業務マニュアルを作成してください。
【対象者】
初めてこの作業を行う社員
【目的】
作業手順を見ながら、一人で作業できるようにする
【出力形式】
1. 作業の目的
2. 事前準備
3. 作業手順
4. 注意点
5. よくあるミス
6. 確認チェックリスト
【条件】
・初心者にも分かりやすい表現にする
・手順は番号付きで整理する
・不明な点は推測せず「確認が必要」と書く
・社外秘情報や個人情報は含めない前提で作成する
【作業メモ】
ここに作業メモを貼り付けますポイントは、「誰が読むマニュアルか」を伝えることです。 新人向け、担当者向け、管理者向けでは、必要な説明の細かさが変わります。
操作マニュアルを作るプロンプト例
以下の内容をもとに、システム操作マニュアルを作成してください。
【対象者】
初めて操作する担当者
【作りたい内容】
申請データを確認して、承認処理を行う手順
【条件】
・画面名、ボタン名、確認項目に分ける
・操作手順は番号付きにする
・注意点を最後にまとめる
・ログインIDや実際のURLは書かない
・不明な箇所は推測しない
【作業メモ】
ここに操作手順のメモを貼り付けますシステム操作マニュアルでは、実際の画面名やボタン名を正確に確認する必要があります。 ChatGPTの出力をそのまま使わず、実画面と照らし合わせて修正しましょう。
引き継ぎマニュアルを作るプロンプト例
以下のメモをもとに、引き継ぎ用の業務マニュアルを作成してください。
【対象者】
次にこの業務を担当する人
【出力してほしい内容】
・業務の目的
・作業頻度
・作業手順
・注意点
・困ったときの確認先
・作業後のチェック項目
【条件】
・担当者が迷わないように具体的に書く
・専門用語は補足する
・個人名や取引先名は伏せる
・不明な点は「要確認」と書く
【引き継ぎメモ】
ここにメモを貼り付けます引き継ぎマニュアルでは、「いつ」「誰が」「何を確認するか」を明確にすると、後任者が迷いにくくなります。
マニュアル作成で入力してはいけない情報
マニュアル作成では、業務内容を詳しく書くほど便利になりますが、入力してはいけない情報もあります。
- ログインID、パスワード、APIキー
- 社内システムの詳細URLや管理画面情報
- 顧客名、取引先名、担当者名
- 契約内容、見積金額、売上、原価
- 社員の評価、給与、勤務状況などの人事情報
- 社外秘の業務フローや未公開情報
安全な入力例
避けたい例
「社内システムのURL、ログインID、実際の顧客名を含めて操作マニュアルを作ってください」
安全に近い例
「社内システムの操作手順をマニュアル化します。実際のURL、ID、顧客名は入力せず、画面操作の流れだけを一般化して整理してください」
具体的な機密情報を入れなくても、作業の流れや説明の構成は作成できます。
マニュアル完成後に確認すること
- 実際の作業順と合っているか
- 画面名やボタン名が正しいか
- 必要な事前準備が抜けていないか
- 例外対応や注意点が書かれているか
- 社外秘情報や個人情報が残っていないか
- 初めて読む人でも理解できるか
- 関係者に確認してもらったか
生成AIは文章の整理が得意ですが、実際の業務手順が正しいかまでは保証できません。 必ず実務担当者が確認しましょう。
マニュアル作成でよくある失敗
| 失敗例 | 対策 |
|---|---|
| AIの出力をそのまま共有する | 実際の作業手順と照合して修正する |
| 手順が抽象的すぎる | 画面名、ボタン名、確認項目を追記する |
| 例外対応が書かれていない | よくあるミスや困ったときの確認先を追加する |
| 機密情報を入力してしまう | 具体的な会社名、個人名、ID、URLを伏せる |
| 読む人に合っていない | 新人向け、担当者向け、管理者向けなど対象者を明確にする |
昔のプロンプトと今の使い方の違い
ChatGPTが広まり始めた頃は、「#条件」「#役割」「あなたは優秀な業務改善コンサルタントです」のように、細かく型を決めるプロンプトがよく紹介されていました。
今でも条件や出力形式を指定することは有効です。 ただし、マニュアル作成では、難しいプロンプトよりも「誰向けのマニュアルか」「何の作業か」「どの形式で整理したいか」を具体的に伝えることが重要です。
- 誰が読むマニュアルか
- 何の作業を説明するのか
- どの順番で整理したいか
- 推測してほしくないことは何か
目的、対象者、出力形式、注意点を普通の日本語で分かりやすく伝えることです。
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