ChatGPTで社内規程を作る方法｜生成AI利用ルールや社内ルールのたたき台作成術
ChatGPTで社内規程を作る方法を知りたい方へ。生成AI利用ルール、情報管理ルール、社内マニュアルのたたき台を作る手順、プロンプト例、注意点を解説します。
ChatGPTは社内規程の「たたき台作成」には活用できます。
ただし、法律・労務・契約・社内ルールに関わるため、AIの出力をそのまま社内規程として使わず、必ず専門家や責任者が確認しましょう。
ChatGPTで社内規程は作れる？
ChatGPTを使うと、社内規程や社内ルールの構成案、文章のたたき台、チェック項目を作成できます。
たとえば、生成AI利用ルール、情報セキュリティルール、在宅勤務ルール、社内マニュアル、申請ルールなどの整理に活用できます。
ただし、社内規程は会社の運用や従業員の権利義務に関わる重要な文書です。 ChatGPTが作った文章をそのまま使うのではなく、法務・労務・経営者・担当部署が確認する必要があります。
本記事ではChatGPTを例にしていますが、GeminiやCopilotなどの生成AIでも同じ考え方で活用できます。
社内規程作成でChatGPTが向いていること
構成案を作る
規程に必要な見出しや章立てを整理できます。
文章のたたき台を作る
箇条書きのルールを、社内文書らしい文章に整えられます。
不足項目を洗い出す
入力禁止情報、承認フロー、違反時対応など、抜けやすい観点を整理できます。
社員向けに言い換える
難しい規程文を、社員に伝わりやすい説明文にできます。
ChatGPTで社内規程を作る基本手順
- 作りたい規程の目的を決める
- 対象者を決める
- 守ってほしいルールを箇条書きで整理する
- ChatGPTに構成案を作成してもらう
- 規程文のたたき台を作成する
- 抜け漏れや曖昧な表現を確認する
- 法務・労務・責任者が確認する
- 社員向け説明文やFAQも作成する
就業規則、賃金、労働時間、懲戒、個人情報、契約に関わる内容は、必ず専門家や責任者に確認してください。
そのまま使える社内規程作成プロンプト
以下の条件で、社内規程のたたき台を作成してください。
【規程名】
ここに規程名を書く
【目的】
ここに目的を書く
【対象者】
全社員、管理職、特定部署など
【含めたい内容】
・ここにルールを書く
・ここにルールを書く
・ここにルールを書く
【出力形式】
1. 目的
2. 適用範囲
3. 基本方針
4. 禁止事項
5. 利用手順
6. 申請・承認
7. 違反時の対応
8. 見直し
【条件】
・社内規程らしい表現にする
・断定しすぎず、確認が必要な箇所は「要確認」と書く
・法律判断は行わない
・専門家確認が必要な箇所を明示する
・個人情報や会社情報は含めない生成AI利用ルールを作るプロンプト例
社員向けの生成AI利用ルールのたたき台を作成してください。
【目的】
社員が生成AIを安全に業務利用できるようにする
【対象者】
全社員
【含めたい内容】
・利用できる業務
・入力してはいけない情報
・AIの回答確認
・社外公開前の確認
・違反時の対応
・相談先
【条件】
・初心者にも分かりやすい表現にする
・禁止だけでなく安全な使い方も入れる
・個人情報、機密情報、著作権、ハルシネーションに触れる
・法務や情報システム部門の確認が必要な箇所を明示する情報管理ルールを作るプロンプト例
社内向けの情報管理ルールのたたき台を作成してください。
【目的】
会社情報・個人情報・顧客情報を安全に取り扱うため
【対象者】
全社員
【含めたい内容】
・機密情報の定義
・個人情報の取り扱い
・外部サービス利用時の注意点
・ファイル共有時の注意点
・生成AI利用時の入力禁止情報
・違反や事故発生時の報告ルール
【条件】
・社員が理解しやすい表現にする
・具体例を入れる
・法律判断はしない
・専門家確認が必要な箇所を明示する社内規程を社員向けに説明するプロンプト例
以下の社内規程を、社員向けに分かりやすく説明する文章にしてください。
【対象者】
初めてこの規程を読む社員
【出力形式】
・この規程の目的
・必ず守ること
・やってはいけないこと
・困ったときの相談先
・よくある質問
【条件】
・難しい言葉は使わない
・規程の意味を変えない
・断定できない内容は「担当部署に確認」と書く
・社内研修でも使える文章にする
【規程本文】
ここに規程本文を貼り付けますChatGPTで作った社内規程をそのまま使ってはいけない理由
ChatGPTは便利ですが、社内規程をそのまま完成させるための道具ではありません。
理由は、会社ごとの実態、法律、就業規則、既存ルール、契約関係をAIが完全に把握しているわけではないからです。
- 法律や労務の判断が必要になる
- 会社の実態と合わない内容になる可能性がある
- 既存規程と矛盾する可能性がある
- 古い情報や誤った表現が含まれる可能性がある
- 社員への説明不足につながる可能性がある
社内規程作成で確認すべきポイント
- 目的が明確か
- 対象者が明確か
- 既存規程と矛盾していないか
- 法律や労務上の確認が必要な箇所はないか
- 社員が理解できる表現になっているか
- 違反時の対応が明確か
- 相談先や担当部署が明確か
- 定期的な見直しルールがあるか
入力してはいけない情報
- 社員の個人情報
- 人事評価・給与情報
- 顧客情報・取引先情報
- 未公開の組織変更情報
- 社内トラブルや懲戒事案の詳細
- 契約内容・秘密保持契約の詳細
- ID、パスワード、APIキー
生成AIパスポートでも重要なテーマ
社内規程作成では、生成AIの活用力だけでなく、情報漏えい、個人情報保護、著作権、ハルシネーション、AIリテラシーの理解が必要です。
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