ChatGPTでマニュアルを改善する方法｜読みにくい手順書を分かりやすく直す生成AI活用術
ChatGPTでマニュアルを改善する方法を知りたい方へ。読みにくい業務マニュアル、手順書、社内資料を分かりやすく整理する手順、プロンプト例、注意点を解説します。
ChatGPTを使うと、読みにくいマニュアルの構成整理、表現改善、チェックリスト化、FAQ化ができます。
ただし、社内情報・顧客情報・ID・パスワードなどは入力せず、改善後の内容が実際の業務手順と合っているか必ず確認しましょう。
ChatGPTでマニュアル改善はできる？
ChatGPTは、既存のマニュアルを読みやすく改善する作業に活用できます。 長すぎる説明を短くしたり、手順を番号付きで整理したり、初心者向けに言い換えたりできます。
たとえば、業務マニュアル、操作手順書、社内ルール説明、問い合わせ対応手順、研修資料などの改善に役立ちます。
ただし、ChatGPTが改善した文章はあくまでたたき台です。 実際の業務手順と違っていないか、重要な注意点が抜けていないかを必ず人が確認しましょう。
マニュアル改善でChatGPTが向いていること
構成を整理できる
バラバラの説明を、目的・手順・注意点・確認項目に分けて整理できます。
表現を分かりやすくできる
専門用語が多い文章を、初心者にも分かる表現に言い換えられます。
チェックリスト化できる
作業前、作業中、作業後に確認すべき項目を一覧化できます。
FAQを作れる
マニュアル内容から、よくある質問と回答を作成できます。
ChatGPTでマニュアルを改善する基本手順
- 改善したいマニュアルを用意する
- 個人情報や社内機密情報を削除する
- 何を改善したいか決める
- ChatGPTに改善方針を伝える
- 構成や表現を整理してもらう
- 実際の業務手順と照らし合わせる
- 関係者に確認してもらう
- 定期的に見直す
社内システムのログイン情報、顧客情報、社員情報、契約内容、ID、パスワードなどは入力しないようにしましょう。
そのまま使えるマニュアル改善プロンプト
以下のマニュアルを、初心者にも分かりやすく改善してください。
【改善したいこと】
・手順を分かりやすく整理する
・専門用語に補足を入れる
・注意点を明確にする
・チェックリストを追加する
【出力形式】
1. マニュアルの目的
2. 対象者
3. 作業前に準備するもの
4. 作業手順
5. 注意点
6. よくあるミス
7. チェックリスト
8. 困ったときの確認先
【条件】
・初心者にも分かる表現にする
・手順を番号付きで整理する
・不明な点は推測しない
・確認が必要な箇所は「要確認」と書く
・個人情報や会社情報は含めない
【改善したいマニュアル】
ここに個人情報や社内機密を削除したマニュアル本文を貼り付けます読みにくいマニュアルを改善するプロンプト例
以下のマニュアル本文を、読みやすい構成に改善してください。
【改善方針】
・長い文章を短く分ける
・見出しを追加する
・作業順に並べ替える
・重要な注意点を目立たせる
・初心者向けに補足する
【出力形式】
・改善後の本文
・変更したポイント
・確認が必要な箇所
【条件】
・内容の意味を変えない
・不明点は推測しない
・実務確認が必要な箇所を明示する
【本文】
ここにマニュアル本文を貼り付けますチェックリストを追加するプロンプト例
以下のマニュアル内容をもとに、作業チェックリストを作成してください。
【目的】
作業漏れや確認ミスを防ぐ
【出力形式】
・作業前チェック
・作業中チェック
・作業後チェック
・承認前チェック
【条件】
・チェック項目は短く分かりやすくする
・重要な確認項目を優先する
・実施済みを確認しやすい表現にする
・不明点は推測しない
【マニュアル内容】
ここにマニュアル内容を貼り付けますFAQを追加するプロンプト例
以下のマニュアル内容をもとに、よくある質問を作成してください。
【目的】
利用者が迷いやすい点を自己解決できるようにする
【出力形式】
・質問
・回答
・補足
・確認が必要な点
【条件】
・初心者が疑問に思いやすい質問にする
・回答は短く分かりやすくする
・不明点は推測しない
・社内ルール確認が必要な内容は「担当部署に確認」と書く
【マニュアル内容】
ここにマニュアル内容を貼り付けますマニュアル改善で失敗しやすい例
| 失敗例 | 対策 |
|---|---|
| 文章はきれいになったが手順が違う | 実際の作業と照らし合わせて確認する |
| 重要な注意点が削られる | 「注意点は省略しない」と指定する |
| AIが内容を補ってしまう | 「不明点は推測しない」と指定する |
| 社内用語がそのまま残る | 専門用語に補足を入れるよう指定する |
| 個人情報を入力してしまう | 入力前に顧客名や社員名を削除する |
改善後のマニュアルを確認するポイント
- 実際の作業手順と合っているか
- 重要な注意点が抜けていないか
- 初心者が読んでも分かるか
- 古い情報や使っていない手順が残っていないか
- チェックリストが実務で使えるか
- 個人情報や会社情報が含まれていないか
- 関係者が確認したか
入力してはいけない情報
- 顧客名、取引先名、担当者名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 契約内容、請求情報、見積金額
- 社内システムのログイン情報
- ID、パスワード、APIキー
- 社外秘資料、未公開プロジェクト情報
- 社員情報、人事情報、評価情報
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