ChatGPTで要約する方法｜長い文章・資料・議事録を短く整理する生成AI活用術

ChatGPTで要約はできる？

ChatGPTは、長い文章を短く整理する作業に向いています。 文章、議事録、メール、資料、学習メモなどを読みやすくまとめることができます。

たとえば、長い会議メモを「決定事項」「課題」「次回対応」に分けたり、長文メールの要点を3つに整理したりできます。

ただし、ChatGPTの要約は必ず正しいとは限りません。 重要な内容が抜けたり、文脈を誤って解釈したりすることがあります。 そのため、最終確認は必ず人が行うことが大切です。

ChatGPTで要約できるもの

ChatGPTで要約する基本手順

1. 要約したい文章を準備する
2. 個人情報や会社情報を削除する
3. どのように要約したいかを決める
4. 文字数や出力形式を指定する
5. ChatGPTに要約を依頼する
6. 要点の抜け漏れがないか確認する
7. 必要に応じて追加質問で修正する

そのまま使える要約プロンプト

要約するときは、「目的」「文字数」「出力形式」「注意点」を指定すると使いやすくなります。

以下の文章を要約してください。

【目的】
内容を短時間で理解したい

【条件】
・重要なポイントを抜き出す
・300文字程度にまとめる
・専門用語は簡単に補足する
・不明な点は推測しない
・個人情報や会社情報は含めない

【出力形式】
1. 概要
2. 重要ポイント
3. 確認が必要な点

【本文】
ここに要約したい文章を貼り付けます

ポイントは、「短くして」だけでなく、何のために要約するのかを伝えることです。

議事録を要約するプロンプト例

以下の会議メモを要約してください。

【目的】
会議内容を関係者に共有したい

【出力形式】
・会議の概要
・決定事項
・未決定事項
・担当者ごとの対応
・次回までに確認すること

【条件】
・箇条書きで整理する
・不明な点は推測しない
・重要な内容を省略しない
・個人名は「担当者A」のように置き換える

【会議メモ】
ここに会議メモを貼り付けます

メールを要約するプロンプト例

以下のメール内容を要約してください。

【目的】
返信前に要点を整理したい

【出力形式】
1. 相手が伝えたいこと
2. こちらが確認すべきこと
3. 返信で触れるべき内容
4. 注意すべき表現

【条件】
・個人情報や会社名は伏せる
・不明点は推測しない
・簡潔に整理する

【メール本文】
ここにメール本文を貼り付けます

資料を要約するプロンプト例

以下の資料内容を要約してください。

【目的】
資料の全体像を短時間で把握したい

【出力形式】
・資料の目的
・重要ポイント5つ
・注意点
・確認が必要な内容
・次に読むべき箇所

【条件】
・重要な数字や条件は省略しない
・不明点は「確認が必要」と書く
・社外秘情報は含めない前提で整理する

【資料内容】
ここに資料の内容を貼り付けます

資料要約では、数字や条件が抜けると意味が変わることがあります。 重要な数値や期限は必ず自分で確認しましょう。

要約で失敗しやすい例

ChatGPTで要約するときの注意点

ChatGPTの要約は便利ですが、次の点には注意が必要です。

1. 重要な内容が抜けていないか確認する
2. 原文と意味が変わっていないか確認する
3. AIが勝手に補足していないか確認する
4. 数字、日付、条件が正しいか確認する
5. 個人情報や機密情報が含まれていないか確認する
6. 社外共有する前に人が確認する

要約時に入力してはいけない情報

文章や資料を要約する場合、原文に重要情報が含まれていることがあります。 次の情報はそのまま入力しないようにしましょう。

• 顧客名、取引先名、担当者名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 契約内容、見積金額、請求情報
• 売上、利益、原価、予算
• 社外秘資料、会議資料、未公開情報
• 社員情報、人事情報、評価情報
• ID、パスワード、APIキー

生成AIパスポートでも重要なテーマ

生成AIパスポートでは、生成AIの活用方法だけでなく、情報漏えい、個人情報保護、ハルシネーション、著作権なども学習範囲になります。

要約は仕事で使いやすい活用方法ですが、原文の扱い方やAIの回答確認が重要です。 便利さとリスクの両方を理解して使いましょう。

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