ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモから5分で議事録を作成する手順
ChatGPTで議事録を作る方法を知りたい方へ。本記事で紹介する手順はGeminiやCopilotでも応用できます。会議メモから議事録を作る流れ、使いやすいプロンプト、注意点、会社で安全に使うためのポイントを解説します。
ChatGPTなどの生成AIを使えば、会議メモから議事録のたたき台を短時間で作れます。
ただし、会社情報や個人情報をそのまま入力せず、出力内容を必ず人が確認することが重要です。
ChatGPTで議事録は作れる？
ChatGPT、Gemini、Copilotなどの生成AIは、会議メモを整理し、議事録のたたき台を作る作業に向いています。
会議後に残った箇条書きメモや発言内容をもとに、決定事項、確認事項、担当者、期限などを整理できます。
ただし、生成AIが作る議事録はあくまで「下書き」です。 内容が正しいか、発言の意図が変わっていないか、社外に出してよい表現かは必ず人が確認しましょう。
本記事ではChatGPTを例に説明していますが、GeminiやCopilotなどの生成AIでも同じ考え方で議事録を作成できます。
議事録作成で生成AIが向いている理由
箇条書きを整理できる
会議中にメモした内容を、読みやすい議事録形式に整えられます。
決定事項を抜き出せる
メモの中から、決まったこと、次回までに行うことを整理しやすくなります。
文章を整えられる
口語的なメモを、社内共有しやすい丁寧な文章にできます。
作業時間を短縮できる
ゼロから議事録を書くより、たたき台を作って修正する方が効率的です。
ChatGPTで議事録を作る基本手順
- 会議メモを用意する
- 会社名・個人名・金額などの機密情報を伏せる
- 生成AIに議事録形式で整理するよう依頼する
- 出力された議事録を確認する
- 決定事項・担当者・期限を人がチェックする
- 社内ルールに沿って共有する
会議メモをそのまま貼り付ける前に、顧客名、社員名、取引先名、金額、契約内容などを削除または置き換えましょう。
そのまま使える議事録作成プロンプト
以下のように依頼すると、会議メモから議事録のたたき台を作れます。
以下の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
【出力形式】
1. 会議名
2. 日時
3. 参加者
4. 議題
5. 決定事項
6. 未決事項
7. 担当者と期限
8. 次回確認すること
【注意点】
・不明な点は推測せず「確認が必要」と書いてください
・文章は簡潔で分かりやすくしてください
・社外秘情報や個人情報は含めない前提で整理してください
【会議メモ】
ここに会議メモを貼り付けますポイントは、「出力形式」と「注意点」を先に指定することです。 これにより、生成AIの出力がばらつきにくくなります。
昔のプロンプトと今の使い方の違い
ChatGPTが話題になり始めた頃は、「#条件」「#役割」「あなたは優秀なコンサルタントです」のように、細かく型を決めるプロンプトがよく紹介されていました。
もちろん、今でも条件や出力形式を指定することは有効です。 ただし、現在は必ずしも難しい書き方をする必要はありません。
普通の日本語で、
- 何を作りたいのか
- 誰に見せるのか
- どの形式で出してほしいのか
- 何をしてはいけないのか
を伝えれば、十分に実用的な回答を得られます。
目的、条件、出力形式、注意点をわかりやすく伝えることです。
議事録作成で入力してはいけない情報
会社の会議メモには、機密情報や個人情報が含まれることがあります。 生成AIに入力する前に、次の情報は削除または置き換えましょう。
- 顧客名、取引先名、担当者名
- 契約金額、見積金額、売上、原価
- 社外秘のプロジェクト名
- 社員の評価、勤務状況、人事情報
- 未公開の製品情報や企画情報
- ID、パスワード、APIキー、アクセス情報
安全な入力例
避けたい例
「株式会社〇〇のA様との商談で、見積金額300万円、納期8月末と決まりました。議事録を作ってください」
安全に近い例
「取引先との商談メモをもとに議事録を作ります。会社名・担当者名・金額・納期は伏せています。決定事項、未決事項、担当者、次回確認事項に整理してください」
生成AIには、具体的な機密情報ではなく、整理の方法や文章の型を作らせると安全に使いやすくなります。
議事録を作った後に確認すべきこと
- 発言内容の意味が変わっていないか
- 決定事項が正しく書かれているか
- 担当者と期限が間違っていないか
- 未決事項が抜けていないか
- 社外秘情報や個人情報が残っていないか
- 関係者に共有してよい内容になっているか
生成AIは、メモの内容を自然な文章に整えるのが得意ですが、会議の背景や社内事情までは正確に判断できません。 最終確認は必ず人が行いましょう。
議事録作成でよくある失敗
| 失敗例 | 対策 |
|---|---|
| メモをそのまま貼り付けてしまう | 機密情報や個人情報を削除してから入力する |
| AIの出力をそのまま共有する | 内容を人が確認してから共有する |
| 決定事項と未決事項が混ざる | 出力形式で分けるように指定する |
| 担当者や期限が曖昧になる | 不明な場合は「確認が必要」と書かせる |
| もっともらしい誤情報が入る | 元メモと照合し、必要に応じて修正する |
生成AIで議事録を作るメリット
- 会議後の作業時間を短縮できる
- メモを見やすい形式に整理できる
- 決定事項や宿題を抜き出しやすい
- 文章表現を整えられる
- 議事録の品質を一定にしやすい
議事録作成は、生成AIの便利さを実感しやすい業務です。 ただし、便利さと安全性をセットで考えることが大切です。
生成AIパスポートでも役立つ知識
生成AIパスポートでは、生成AIの活用方法だけでなく、情報漏えい、個人情報、著作権、ハルシネーションなどのリスクも学習範囲になります。
議事録作成のような実務活用を安全に行うには、プロンプトの工夫だけでなく、AIリテラシーも必要です。
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