ChatGPTで提案書を作る方法｜課題整理・構成案・提案文を効率化する生成AI活用術
ChatGPTで提案書を作る方法を知りたい方へ。顧客や社内向けの提案書について、課題整理、構成案、提案内容、メリット、導入ステップを作成する手順と注意点を解説します。
ChatGPTを使うと、提案書の構成案、課題整理、解決策、メリット、導入ステップのたたき台を効率よく作成できます。
ただし、顧客情報・金額・契約内容・社外秘情報は入力せず、提案内容の正確性は必ず人が確認しましょう。
ChatGPTで提案書は作れる？
ChatGPTは、提案書のたたき台作成に活用できます。 提案先の課題、目的、提案内容、期待効果を整理して伝えることで、提案書らしい構成にまとめられます。
たとえば、業務改善提案、システム導入提案、研修提案、サービス導入提案、社内改善提案などに使えます。
ただし、提案書は相手の判断に影響する重要な資料です。 ChatGPTが作成した文章をそのまま使わず、事実関係、金額、条件、実現可能性を必ず確認しましょう。
本記事ではChatGPTを例にしていますが、GeminiやCopilotなどの生成AIでも同じ考え方で提案書作成に活用できます。
提案書作成でChatGPTが向いていること
課題を整理できる
現状の問題点を、読み手に伝わりやすい形に整理できます。
構成案を作れる
背景、課題、解決策、効果、導入手順などの流れを作れます。
提案文を整えられる
箇条書きのメモを、提案書に使いやすい文章へ整えられます。
想定質問を洗い出せる
提案時に聞かれそうな質問や懸念点を事前に整理できます。
ChatGPTで提案書を作る基本手順
- 提案先と目的を整理する
- 相手の課題や困りごとを書き出す
- 提案する解決策を整理する
- 期待できる効果を整理する
- 導入ステップやスケジュールを考える
- ChatGPTに構成案を作成してもらう
- 内容の正確性・実現可能性を確認する
- 社外提出前に責任者が確認する
顧客名、契約内容、見積金額、売上情報、社外秘情報などは、そのまま入力しないようにしましょう。
そのまま使える提案書作成プロンプト
以下の条件で提案書のたたき台を作成してください。
【提案先】
社内向け・顧客向けなど
【提案の目的】
ここに目的を書く
【現状の課題】
・ここに課題を書く
・ここに課題を書く
・ここに課題を書く
【提案内容】
ここに提案したい内容を書く
【期待効果】
・作業時間の削減
・ミスの削減
・問い合わせ件数の削減
・情報共有の改善 など
【出力形式】
1. 提案タイトル
2. 背景
3. 現状の課題
4. 提案内容
5. 期待効果
6. 導入ステップ
7. 注意点
8. 想定質問
【条件】
・分かりやすいビジネス文書にする
・誇張しすぎない
・不明点は推測しない
・金額や日付は「要確認」とする
・個人情報や会社情報は含めない社内向け提案書を作るプロンプト例
社内向けの業務改善提案書を作成してください。
【提案テーマ】
問い合わせ対応の効率化
【現状の課題】
・同じ質問への回答が多い
・担当者によって回答内容がばらつく
・新人が対応方法を覚えるまで時間がかかる
【提案内容】
FAQを整備し、問い合わせ対応の標準化を進める
【出力形式】
・提案の背景
・現状の課題
・提案内容
・期待効果
・実施手順
・注意点
・必要な確認事項
【条件】
・社内向けの分かりやすい文章
・実現可能性を意識する
・不明点は推測しない顧客向け提案書を作るプロンプト例
顧客向けの提案書構成案を作成してください。
【提案テーマ】
業務手順書の整備による属人化の解消
【相手の課題】
・担当者ごとに作業方法が異なる
・引き継ぎに時間がかかる
・作業ミスが発生しやすい
【提案内容】
業務手順書とチェックリストを整備する
【出力形式】
・提案タイトル
・課題整理
・解決策
・導入の流れ
・期待効果
・確認が必要な事項
【条件】
・営業資料として使える表現
・断定しすぎない
・金額や期間は「要確認」とする
・顧客名や具体的な契約情報は含めない提案書の構成を作るプロンプト例
以下のテーマで、提案書の構成案を作成してください。
【テーマ】
ここにテーマを書く
【対象者】
経営者・部門責任者・現場担当者など
【目的】
提案内容を理解してもらい、導入を検討してもらう
【出力形式】
・章タイトル
・各章で伝える内容
・入れるとよい図表
・想定される質問
・補足すべき注意点
【条件】
・読み手が判断しやすい流れにする
・課題から解決策への流れを明確にする
・専門用語は補足する提案書で失敗しやすい例
| 失敗例 | 対策 |
|---|---|
| 課題が曖昧 | 相手が困っていることを具体的に整理する |
| 提案内容だけを書いている | 背景、課題、効果、導入手順も入れる |
| 効果を言い切りすぎる | 「期待できます」「可能性があります」など慎重な表現にする |
| 金額や期間が不正確 | 見積・スケジュールは必ず人が確認する |
| AIの文章をそのまま使う | 事実関係、条件、社内ルールに合わせて修正する |
提案書を使う前に確認すること
- 相手の課題と提案内容が合っているか
- 金額、期間、条件に誤りがないか
- 実現できないことを約束していないか
- 顧客情報や社外秘情報が含まれていないか
- 社内承認が必要な内容が含まれていないか
- 出典や根拠が必要な情報を確認したか
- 責任者が最終確認したか
入力してはいけない情報
- 顧客名、取引先名、担当者名
- 契約内容、見積金額、請求情報
- 売上、利益、原価、予算
- 未公開の営業戦略や提案方針
- 社外秘資料、内部資料、会議資料
- 個人情報や社員情報
- ID、パスワード、APIキー
企画書との違い
企画書は、新しい施策やアイデアを形にする資料です。 一方、提案書は、相手の課題に対して解決策を提示し、導入や実施を検討してもらう資料です。
どちらも似ていますが、提案書では「相手の課題」と「解決策の妥当性」をより強く意識する必要があります。
生成AIパスポートでも重要なテーマ
提案書作成は、生成AIの実務活用として分かりやすい例です。 一方で、AIの回答確認、情報漏えい、個人情報保護、著作権、ハルシネーションへの注意も必要です。
生成AIパスポートでは、生成AIの活用方法だけでなく、リスクやAIリテラシーも学習範囲になります。 提案書作成でも、安全に生成AIを使う知識が役立ちます。
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